Hemos estado considerando algunas “herramientas” que pueden ayudar a los ancianos en su labor para el Señor en la reunión de ancianos, y hoy agregaremos una más, muy humana pero importante: conservar buenas minutas o registros de las reuniones. ¿Cómo puede un tema de esta naturaleza ser importante en la obra espiritual? Considere lo siguiente:
Varios años atrás, un misionero en las selvas de América del Sur que trabajaba empleando una embarcación fluvial, me relató una historia interesante. Me dijo: “Cuando incluyo una nota en nuestro boletín acerca del proyecto de un viaje al interior, y solicito oración para que el Señor provea fondos para la adquisición de Biblias, los fondos llegan en grandes cantidades y podemos comprar las Biblias. Pero cuando escribo una nota comentando que ahora la embarcación está cargada de Biblias, y solicito oración para que el Señor provea para la compra de combustible Diesel, ingresan muy pocos fondos. La gente quiere invertir en “cosas espirituales” como las Biblias, pero ¿quién quiere emplear el dinero del Señor para combustible? Así que la embarcación y las Biblias quedan inmóviles en el muelle mucho más de lo necesario”.
Nunca olvidé ese relato, porque ilustra un concepto equivocado de que la “obra espiritual” está por encima de aquellas cosas consideradas insignificantes de la vida cotidiana. Años atrás, cuando un grupo de hombres discutía la propuesta de un plan para proveer una mejor comunión y rendición de cuentas para la asamblea local, un anciano desechó la idea diciendo: “me suena mucho al mundo de los negocios”.
Pero hay un lugar para el orden al llevar a cabo la obra del Señor. Después de todo, el mismo Señor estaba diseñando un orden sabio y hermoso durante la semana de la creación mucho antes de que existiese el mundo de los negocios. Y él preservó un registro cuidadoso de su obra, para que sus criaturas disfruten y se beneficien. A decir verdad, el principio detrás de cada aspecto del orden empleado por empresas exitosas, tales como la puntualidad, el control de la calidad y la contabilidad detallada, ¡pueden encontrarse intactos en las Escrituras! Los ancianos sabios, comprenderán la necesidad del orden y la rendición de cuentas, en el ejercicio de su liderazgo como sobreveedores.
Algunos fundamentos
El objetivo deseado es hacer que una herramienta nos sea útil, y no que nos esclavice. En consecuencia, se aplica el viejo dicho: ¡“Manténgalo simple y sencillo”!
Unas pocas decisiones servirán para comenzar. Designen un hermano para que tome apuntes durante las reuniones, y que mantenga un archivo de documentos y papeles importantes. La tarea hoy en día es más fácil con el uso de la computadora, pero aún una libreta y un lápiz pueden cumplir con el propósito. Lo ideal es que el hermano designado tenga algún don administrativo, y que disfrute mantener las cosas en orden.
Las notas pueden ser sencillas, enfatizando las decisiones tomadas en vez de describir todo el dialogo existente al respecto. Estas notas, o minutas de reunión, deberían estar fechadas e incluir los nombres de los asistentes como así también los temas anteriores y los nuevos. Aparte de almacenarse con un buen resguardo, pueden compartirse con otros a discreción de los ancianos. Algunos temerán que se viole la confidencialidad; otros desearán los beneficios de la oración y el aporte de santos debidamente informados.
¡No subestime el valor de mantener un cuidadoso archivo de las minutas de las reuniones! ¿De qué sirven los registros si pronto se convierten en una pila de notas viejas? Un simple índice de aquellas fechas en que se tomaron decisiones importantes o se abordaron problemas puede hacer toda la diferencia en cuanto a su utilidad.
Sortear los obstáculos
Hay varias maneras en que llevar estos registros puede convertirse en una sobrecarga, y éstas deben evitarse.
Los temas que no pueden resolverse inmediatamente tienden a ser “dejados para mañana” o sea para futuras reuniones. Pero esta lista puede terminar siendo larga por varias razones. Los ancianos que aceptan hacer “los deberes” o trabajar después de la reunión pueden procrastinar. O si, para llegar a un consenso acerca del camino a seguir, se torna elusivo, el resultado puede ser que no se tome ninguna decisión. Por tanto, podría ser útil acordar qué temas no deberían continuar apareciendo en las minutas después de cierta cantidad de reuniones o meses. Después de ello, deben eliminarse y volverse a presentar como temas nuevos.
Otro problema puede ser el registro de demasiada o insuficiente información en las notas y minutas. Demasiado material preserva detalles innecesarios y pueden resultar molestos para leer o repasar más adelante. Los registros escasos informan al lector acerca de los puntos tratados, pero no proveen la información crucial que se necesita para tener un panorama preciso de las consecuencias. Estudie Hechos 15 para obtener un buen ejemplo de un balance adecuado entre el registro de los eventos, y el involucramiento de toda la iglesia.
Por último, cuanto más objetivos sean los registros, (sólo los hechos), mayor será el peso que tendrán si surgieran situaciones legales más tarde. Esto lo ampliaremos un poco más. En general el secretario a cargo de los registros debería refrenarse de “inclinar” los registros, a favor de sus puntos de vista personales.
Los beneficios
Mantener buenos registros da sus frutos. Estos son algunos de ellos:
- Aún los ancianos pueden ser olvidadizos. Los registros proveen recordatorios visuales que pueden requerirse al tomar decisiones.
- Consignar las cosas por escrito es una forma de rendir cuentas. El tiempo es valioso y debe ser redimido (Efesios 5:16). Los registros son una prueba de que el tiempo se empleó útilmente.
- La advertencia “pero hágase todo decentemente y con orden” (1 Corintios 14:40) debería comenzar con el liderazgo. Si el trabajo es desordenado entre los pastores, muy probablemente lo será entre las ovejas.
- Así como en los tribunales un “precedente” puede ser una ayuda en la toma de decisiones. Es un hecho penoso que a menudo en la obra del Señor, invertimos tiempo y dinero para “reinventar la rueda”, como dice el refrán. Las lecciones aprendidas de las maneras más difíciles pueden evitarle a las próximas generaciones o incluso a iglesias nuevas, mucho tiempo y problemas si se han documentado fielmente y preservado de forma accesible.
- Vivimos tiempos peligrosos, y pueden surgir problemas legales que involucren a instituciones religiosas en asuntos civiles en los que no se desea estar involucrado. En esos casos los registros cuidadosos, claros y con fechas pueden ser invaluables al mantener un testimonio transparente delante del mundo.
Conclusión
Es verdad que la iglesia es un organismo, un ser viviente a nivel universal. Pero también existe localmente, y a fin de cumplir con su misión en el mundo debe hacer uso de los recursos temporales como edificios, dinero, seguros, etc. La idea de que la obra del Señor está por encima de estas cosas no la compartieron los apóstoles. Aun cuando es posible pensar que en la iglesia primitiva algunos posiblemente se opusieron a la creación de un subgrupo con autoridad para mantener el orden en un área que anteriormente atendían los apóstoles (Hechos 6, la atención a las viudas), el crecimiento de la obra (v. 1) demandaba una decisión sabia, y el Señor no solo la bendijo (v. 7), sino que consideró apropiado registrarlo en su Palabra para una iglesia en cualquier época.
Como lo afirmamos al principio, los buenos registros deben ser nuestros siervos, y no nuestros amos. Pero en un mundo en que se incrementa el desorden, los cristianos deberían destacarse frente al mundo por mantener el orden en sus vidas privadas, en sus hogares, y en sus reuniones.
Adaptado de APA
